Đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại thì kho chứa hàng là một trong những yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận hành và cung ứng hàng hóa đến cho khách hàng. Hầu hết việc thất thoát hàng hóa của các doanh nghiệp hiện nay đều do công tác quản lý kho còn lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ.
Chính vì vậy, làm sao để có thể quản lý kho một cách có hiệu quả, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa và hàng hóa lưu trữ trong kho luôn đảm bảo được chất lượng lại đang là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Với 7 bước quản lý kho từ A-Z dưới đây chắc chắn sẽ mang đến cho các doanh nghiệp một giải pháp hiệu quả mà không cần phải sử dụng bất cứ phần mềm quản lý kho nào!
Quản lý kho là gì? Làm sao để quản lý kho
Quản lý kho là hoạt động thường xuyên, liên tục của bộ phận kho bao gồm các công việc như: lưu trữ, bảo quản, quản lý hàng hóa, vật tư có trong kho để đảm bảo tính liên tục trong quá trình kinh doanh, buôn bán hàng hóa của doanh nghiệp. Việc quản lý kho có hiệu quả thì mới giảm thiểu được chi phí và tiết kiệm được nhiều thời gian trong khâu bán hàng của doanh nghiệp hiện nay.
Để công tác quản lý kho được hiệu quả đầu tiên bạn cần có một hoặc nhiều kho chứa đủ diện tích để lưu trữ số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp có trong quá trình sản xuất hay hoạt động kinh doanh. Kho chứa nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng hàng hóa của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần đến nguồn lực quản lý kho như thủ kho, nhân viên kho để giúp cho công tác quản lý kho được an toàn, hiệu quả. Ngoài ra, việc trang bị các hệ thống phòng cháy chữa cháy cho kho để cấp cứu kịp thời khi có cháy nổ, hỏa hoạn xảy ra cũng là điều cần thiết đối với công tác quản lý kho bãi hiện nay.
Những công việc hoạt động trong quản lý kho
Những công việc chủ yếu trong hoạt động quản lý kho thường là những công việc sau đây:
- Đầu tiên phải kể đến quá trình tiếp nhận hàng hóa và lưu trữ các thông tin như xuất, nhập kho của hàng hóa khi ra vào trong kho.
- Đảm bảo các sản phẩm, hàng hóa khi nhập, xuất kho phải là các sản phẩm có chất lượng tốt nhất, không bị lỗi kỹ thuật hay có yếu tố hỏng hóc.
- Thường xuyên kiểm kê kho để đánh giá được số lượng hàng tồn kho.
- Sắp xếp, lưu trữ hàng hóa trong kho một cách hợp lý, tiện lợi để đảm bảo an toàn, hạn chế khả năng xảy ra cháy nổ và thuận tiện hơn trong quá trình nhập, xuất kho của hàng hóa.
- Lên kế hoạch nhập kho thêm các mặt hàng có số lượng tồn kho ít hoặc ngừng nhập kho với số lượng hàng hóa tồn kho nhiều.
- Lập báo cáo cho các cấp lãnh đạo về số lượng hàng tồn kho thực tế hoặc các sản phẩm tồn kho bị lỗi kỹ thuật cần phải thanh lý hoặc tiêu hủy.
- Kết hợp với bộ phận bán hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa bán đi bị trả lại hoặc đổi hàng.
Cách quản lý kho phổ biến hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp còn đang loay hoay với bài toán làm sao để có thể quản lý kho hàng hóa một cách khoa học, hiệu quả. Dưới đây là một số cách quản lý kho phổ biến hiện nay:
- Thiết lập nhà chứa, kho bãi ở khu vực xe khó ra vào gây mất thời gian trong quá trình xuất nhập hàng hóa.
- Hàng hóa trong kho chứa không được sắp xếp một cách khoa học khiến cho nhân viên kho khó lấy hàng ra xuất kho. Hàng hóa để lộn xộn gây ảnh hưởng đến quá trình kiểm kê kho.
- Không tuân theo quy định nhập trước xuất trước nên trong kho hàng hóa tồn đọng nhiều mặt hàng hết hạn, chất lượng kém phải thanh lý hoặc tiêu hủy.
- Không thiết lập định mức tồn kho khiến cho nhiều đơn hàng bị hủy do không đủ hàng hóa trong kho.
- Quy trình xuất kho không được kiểm soát chặt chẽ khiến cho hàng hóa trong kho bị thất thoát.
Có thể thấy được các doanh nghiệp hiện nay chưa chú trọng quy trình quản lý kho gây thiệt hại rất lớn đến hoạt động kinh doanh phải không nào. Vậy đâu mới là quy trình quản lý kho hiệu quả?
7 bước quy trình quản lý kho từ A-Z
Dưới đây sẽ là 7 bước quản lý kho an toàn, hiệu quả dành cho các doanh nghiệp hiện nay:
Bước 1: Nhập hàng hóa vào kho
Nhập kho là bước đầu tiên có trong quy trình quản lý kho. Khi nhập kho thì bạn cần phải kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho có đảm bảo chất lượng hay không, có đúng đủ số lượng, quy cách hay không để giúp quản lý tồn kho một cách chính xác.
Để quá trình nhập kho được tối ưu và tiết kiệm, doanh nghiệp nên yêu cầu bên nhà phân phối đưa ra những thông tin yêu cầu về cách đóng gói, số lượng, khối lượng hàng hoá, thông tin dán nhãn,… Ngoài ra, với một số sản phẩm điện tử đặc thù, nhân viên kho nên kiểm tra kỹ dấu tem niêm phong, sử dụng thử sản phẩm,…
Bước 2: Sắp xếp hàng hóa trong kho
Sau khi nhập kho bạn cần phải sắp xếp hàng hóa vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý. Điều này sẽ giúp quá trình xuất kho và kiểm kê được thuận tiện hơn. Dễ dàng nắm bắt các mặt hàng tồn kho có chất lượng bị xuống cấp để đưa vào danh sách hàng cần thanh lý.
Bước 3: Lấy hàng hóa để xuất hàng
Từ các đơn hàng của bộ phận bán hàng gửi xuống thì bạn cần lấy hàng hóa đúng với chủng loại và số lượng có trong đơn hàng. Khâu bước này rất quan trọng vì nếu như nhặt hàng sai số lượng và sai quy cách sẽ dẫn đến việc hàng hóa bị trả lại, thậm chí khách hàng từ chối nhận đơn.
Bước 4: Đóng gói và xuất hàng hoá ra khỏi kho
Vậy nên khi nhặt hàng xong cần có người kiểm tra số lượng hàng so với đơn hàng sau đó đưa quan bộ phận đóng gói và làm thủ tục xuất kho hàng hóa.
Lưu ý khi thực hiện đóng gói cần đảm bảo an toàn cho sản phẩm. Sau khi đóng gói, hàng hoá sẽ được giao cho bên vận chuyển và được tính xuất kho, giảm trừ số lượng trong kho hàng.
Bước 5: Đơn hàng hoàn
Trong trường hợp có hàng hóa bị hoàn trả lại thì bộ phận kho cần phải kiểm tra chất lượng hàng bị trả lại, lý do bị khách hàng hoàn trả.
Sau khi kiểm tra nguyên nhân hàng bị hoàn trả, cần đề xuất phương án xử lý: tái nhập kho, tái chế, sửa chữa hay tiêu huỷ.
Bước 6: Kiểm kê hàng hoá
Kiểm kê hàng hóa là một công việc quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện để nắm rõ được tình trạng hàng hóa có trong kho. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà có thể 1 tháng kiểm kê một lần hoặc 1 quý kiểm kê 1 lần.
Bước 7: Thống kê, kiểm soát và báo cáo
Và cuối cùng sau khi kiểm kê bạn cần phải thống kê báo cáo lại hàng hóa trong kho cho bạn quản lý để nắm bắt rõ tình trạng hàng trong kho.
