Để đảm bảo tránh thất thoát về tài sản cũng như đảm bảo cho yếu tố chất lượng của hàng hóa khi cung cấp đến cho khách hàng thì định kỳ hàng tháng, thậm chí hàng tuần các cửa hàng kinh doanh như: shop thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, siêu thị hay doanh nghiệp đều phải kiểm kê các sản phẩm tồn trong kho. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm kê bạn chưa biết cách kiểm kê thì sẽ dẫn đến rất nhiều sai lầm dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, gây tổn thất nhiều về mặt tài sản.

Tại sao cần phải kiểm kê hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tài sản của mỗi đơn vị, doanh nghiệp được các doanh nghiệp dự trữ để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh hàng ngày. Chính vì thế mà định kỳ các đơn vị, doanh nghiệp đều cần phải kiểm kê để xác định xem số lượng các mặt hàng nằm trong kho là bao nhiêu, số lượng hàng nhập về và xuất đi có khớp so với dữ liệu hàng hóa hiện đang có ở trong kho hay không, có xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa hay không và điều đặc biệt quan trọng là kiểm tra xem chất lượng của các lô hàng dự trữ trong kho liệu có đảm bảo về mặt chất lượng, hàng hóa có bị xuống cấp hay không để đưa số hàng chất lượng kém đi thanh lý. 

Qua đây có thể thấy, việc kiểm kê hàng tồn kho là điều cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất và các cơ sở kinh doanh phải không nào!

Chi tiết quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho rất đơn giản bao gồm các bước trước khi kiểm kê và sau khi kiểm kê hàng tồn kho.

Trước khi tiến hành kiểm kê thì bạn cần phải chuẩn bị:

• Dừng hoạt động xuất nhập hàng hóa và tiến hành chốt số liệu cuối kỳ sau đó kế toán sẽ hoàn thành việc ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh và tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. 
• Song song với đó, thủ kho sẽ sắp xếp lại hàng hóa đang còn trong kho theo đúng mã hàng để khi kiểm kê hàng hóa sẽ gọn gàng và giúp quá trình kiểm kê diễn ra nhanh hơn. 
• Bên cạnh đó, ban kiểm kê cần được thành lập để cùng với thủ kho đi kiểm tra hàng hóa và xác nhận số lượng sau khi kiểm kê.

Sau khi tiến hành kiểm kê xong:

• Sau khi kiểm kê xong ban kiểm kê sẽ lên được số liệu thực tế về số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa và chất lượng hàng hóa hiện đang có ở trong kho. Và kết quả kiểm kê này sẽ có chữ ký của những người cùng đi kiểm kê có thể bao gồm: kế toán, thủ kho, kiểm soát,…
• Các biên bản sau khi kiểm kê kho sẽ được gửi cho phòng kế toán để kiểm tra số liệu và đối chiếu số liệu với sổ sách. Tất cả những mã hàng hóa bị chênh lệch hay có vấn đề về chất lượng sẽ phải báo cáo với trưởng bộ phận hoặc ban giám đốc để xử lý kịp thời. 

Vai trò của kiểm kê hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

Hàng tồn kho là yếu tố ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chính vì thế mà hầu hết các đơn vị đều phải kiểm kê thường xuyên. 

• Kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra những biện pháp kịp thời để xử lý những chênh lệch khi số liệu hàng thực tế không khớp với sổ sách. 
• Việc kiểm kê hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được định kỳ các mặt hàng nào bán chạy nhất và mặt hàng nào đang bán chậm. Dựa trên số lượng hàng hóa thực tế tồn trong kho. 
• Không những thế khi kiểm kê hàng tồn kho doanh nghiệp cũng sẽ nắm được tình hình số lượng hàng để điều tiết nhập thêm hàng về kho để bán hoặc giảm bớt các đơn hàng nhập về để tránh dự trữ hàng tồn kho nhiều. 

5 sai lầm dễ gặp khi kiểm kê hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu như không đặt ra những quy chuẩn, quy định trong quá trình kiểm kê thì chắc chắn gặp phải những sai lầm không đáng có gây ảnh hưởng đến số liệu hoặc gây khó khăn trong quá trình kiểm kê. Và dưới đây là 5 sai lầm dễ gặp trong khi kiểm kê hàng tồn kho.

Nhân viên kiểm kê không có kinh nghiệm đi kiểm kê

Việc kiểm kê hàng hóa phụ thuộc rất nhiều về phía nhân viên đi kiểm kê. Vì nhân viên đi kiểm kê là những người quan sát để đánh giá chất lượng hàng trong kho và chốt số lượng thực tế của hàng hóa trong ngày kiểm kê. Chính vì thế mà nếu như nhân viên kiểm kê không có kinh nghiệm đi kiểm kê sẽ mất rất nhiều thời gian và thậm chí số liệu kiểm kê có thể bị sai lệch. 

Chính vì thế mà bạn cần phải lựa chọn những nhân viên có kiến thức chuyên môn khi đi kiểm kê, nắm được đặc điểm của hàng hóa và phân biệt được các loại hàng hóa có trong kho.

Không chuẩn bị không gian kho hàng trước khi kiểm kê

Trước khi đi kiểm kê thì bạn cần phải chuẩn bị các bước trước khi kiểm kê như sắp xếp lại hàng hóa, chốt số liệu với kế toán trước khi kiểm kê. Điều này sẽ giúp tránh gặp phải trường hợp đang kiểm kê thì kế toán lại hạch toán thêm bút toán trên sổ sách hoặc kiểm kê nhưng hàng hóa lại để lộn xộn, không theo mã hàng gây mất thời gian trong quá trình kiểm kê.

Bên cạnh đó, nếu như kho của bạn quá rộng thì nên có biểu đồ vị trí các mặt hàng trong kho để thuận tiện hơn cho người kiểm kê.

Không so sánh, đối chiếu lại số lượng hàng tồn trên sổ sách

Điều quan trọng sau khi kiểm kê là đối với lại với số sách kế toán để tìm ra những chênh lệch so với số liệu thực tế. Từ đó, đưa ra nguyên nhân, giải pháp đối với các mặt hàng thừa, thiếu trong kho. 

Không báo cáo chi tiết thông tin sản phẩm

Nếu như đi kiểm kê chỉ báo cáo lại số lượng mà không báo cáo chất lượng sản phẩm thì sẽ rất khó để biết được tình trạng hàng trong kho như thế nào để có biện pháp xử lý kịp thời.

Đưa các hàng hóa hỏng hóc sang hàng thanh lý

Khi kiểm kê nếu như bạn không đưa các sản phẩm hàng hóa đang lỗi mốt, có chất lượng kém hoặc có chi tiết bị hỏng sang hàng thanh lý thì sẽ khiến cho hàng ngày một xuống cấp, thậm chí không bán được.